Archivierungspflicht – gesetzliche Bestimmungen
§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Aufzubewahrende Unterlagen
Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Aufbewahrung auf Datenträgern
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und bestimmter Zollunterlagen können die aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe bildlich bzw. inhaltlich übereinstimmt sowie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar ist.
(3) Aufbewahrungsfristen
Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Fristen zugelassen sind. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
(4) Beginn der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
(5) Lesbarmachung
Wer aufzubewahrende Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6) Datenzugriff der Finanzbehörde
Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung zu nutzen. Sie kann verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.